Der Umgang mit den Email- Daten und der dazugehörigen sinnvollen Datensicherung ist immer wieder ein begehrtes Thema zu dem es ständig neue Lösungen gibt. So so sichern Sie einfach und sicher (!) ohne zusätzlich Software! Mein Beispiel bezieht sich auf eine private -nur relativ umfangreiche- Emailkommunikation bis ca.3-10GB Datensätze, moderne PCs vorausgesetzt.
Sie haben ein Büro mit Desktop PC, 2 Handys, ein Tablett ein Notebook.
1.) Sie haben Ihre Email bei einem eigenen Webhoster, also NICHT nicht bei einem Webdienst wie hotmail.com oder gmx.de (=IhrName@hotmail.com) sondern Ihre Emaildaten liegen auf Ihrem eigenem Webspace, wie z.B, Strato etc… (=mail@IhrName.de).
2.) Sie nutzen auf Ihrem Desktop PC & ein eigenes Emailprogramm mit dem Sie die Mails downloaden. WICHTIG: eine erstklassige 2x täglich aktualisierende AV-Web Software ist ein MUSS! Die Grundeinstellungen: am Desktop PC an Ihrer Emailsoftware eine POP3 Einstellung mir z.B. 31 Tage Speicherung beim Webserver und auf Ihren Mobile Devices eine IMAP Einstellung. Somit sind Sie immer & überall aktuell. Der Speicherplatz Ihrer Emaildaten am Desktop PC ist NICHT Ihre interne Festplatte, sondern eine kleine externe HDD/SSD oder USB Stick, beides höchstes Qualitätsniveau. Somit ist es egal wenn Ihr PC abstürzt oder gehackt wird, Ihre Daten sind nicht darauf und Sie können immer ganz entspannt woanders sofort weiter arbeiten.
Die Sicherung: Sie kopieren ihre Emaildaten 1x monatlich auf eine 2. externe HDD/SSD. Einen Monat bleiben Ihre Daten sowieso automatisch auf Ihrem Webspace gesichert, da Sie 31 Tage Speicherdauer eingestellt haben (Sie können die Speicherdauer in Ihrem Email POP3 Einstellungen ändern, je nach Bedürfniss). Aktuell auf Ihrem Stick/HDD haben Sie z.B. immer die Daten von dem aktuellen Monat-
Jahr und ggf das Jahr davor. Der Rest befindet sich Extern. Wenn Sie nun auf Nummer sicher gehen wollen, dann kopieren Sie die
Monatsdaten 1x im Jahr auf einer weitere Festlatte örtlich getrennt. Somit ist es nahezu ausgeschlossen, dass Sie Daten verlieren. Aus Sicherheitsgründen wird sowieso einmal im Jahr ein neuer Stick/SSD gekauft. Das ist sicherer und billiger als jede Software und das Jahr ist automatsich gesichert. Am neuen Stick bleibt das aktuelle Jahr und das Jahr davor drauf.
3.) Nutzen Sie ein Emailprogramm, welches am besten zu Ihren Ansprüchen und Anforderungen passt! Outlook macht meißt nur zur sehr komplexen Nutzung im beruflichen Umfeld mit großem Netzwerk Sinn, bzw. in größeren Firmen. Sonst gibt es sicherlich sinnvollere, leichtere, und übersichtlichere Emailprogramme, wie z.B. Thunderbird und viele Andere wie Opera etc…..
Grundsätzlich ist eine Datensicherung in der Cloud NICHT empfehlenswert!